Tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä

Nimi: Kirkkopalvelut ry Osoite: Järvenpääntie 640, 04400 Järvenpää

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Laila Martinsone
Osoite: Järvenpääntie 640, 04400 Järvenpää
Puhelin: +358 505010606
Sähköposti: laila.martinsone@step.fi

Kirkkopalvelut ry:n tietosuojavastaava:
Nimi: Jukka Lappalainen
Osoite: Järvenpääntie 640, 04400 Järvenpää
Puhelin: +358 40 7497743
Sähköposti: tietosuojavastaava@kirkkopalvelut.fi

3 Rekisterin nimi

STEP-koulutuksen opiskelijarekisteri.

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn ensisijainen tarkoitus on oppilaitostoiminnan järjestäminen opetushallituksen myöntämän luvan mukaisesti. Lisäksi käytämme yhteystietoja sopivista koulutuksista tiedottamiseen ja pyrimme muistuttamaan vanhenevista ammattipätevyyskoulutuksista. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen tai asiakassuhteeseen.

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavissa tarkoituksissa:

  • Opiskeluoikeuden toteuttamiseksi ja osoittamiseksi sekä opetuksen järjestämiseksi
  • Opintojen ohjaukseen
  • Opintosuoritusten ja suoritettujen tutkintojen hallintaan ja tilastointiin
  • Opetuksen ja siihen liittyvien tukipalvelujen kehittämiseen
  • Opiskelijoiden ja opistoyhteisön jäsenten turvallisuuden ja opiskeluympäristön fyysisen turvallisuuden ja tietoturvallisuuden mahdollistamiseksi
  • Käyttöoikeuksien myöntäminen opetuksessa käytettäviin järjestelmiin.
  • Asiakassuhteen hoito
  • Opintoihin liittyvään markkinointiviestintään tai muuhun opintoihin liittyvään tiedottamiseen.

Opiskelijahuollossa arviomme opiskelijan tarvitsemia tukitoimia. Tätä varten käsittelemme tarpeellisia terveys- sekä sosiaaliseen tilaan liittyviä tietoja. Koulutuksen toteutuksessa käsittelemme vain tietoa tarvittavista tukitoimista. Tässä yhteydessä henkilötietojen käsittely perustuu Oppilas- ja opiskelijahuoltolakiin.

5 Rekisterin tietosisältö

Henkilötiedot: Nimi, kotiosoite, puhelinnumero, henkilötunnus

Opintojen suunnitteluun ja suorittamiseen liittyvät tiedot sisältäen työpaikalla tapahtuvaan oppimiseen liittyvät tiedot

Opintososiaalisten etujen myöntämiseen liittyvät tiedot

Henkilökohtaisen tuen suunnitelma ja siihen liittyvät terveys ja sosiaaliseen tilaan liittyvät tiedot.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Opiskelijahakuun liittyviä tietoja saamme seuraavista lähteistä:

  • Opintopolku yhteishakutoimisto
  • Opiskelijoiden hakemukset
  • Muut koulutuksen järjestäjät: aiemmat opintosuoritustiedot
  • Opettajien antamat opintosuoritustiedot

Henkilökohtaisen tuen suunnitteluun saamme tietoja pääsääntöisesti suoraan opiskelijalta, opiskelija toimittaa tarvittavat terveyteen liittyvät todistukset.

7 Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset

Luovutamme henkilötietoja ensisijaisesti lakisääteisten velvoitteiden mukaisesti.

  • Koski-palvelu
  • EHoks-palvelu
  • Raportointi Tilastokeskukselle
  • Kela
  • TE-toimisto
  • Opintopolku, tiedot yhteishakutoimintoon luovutetaan opiskelijan suostumuksella
  • Tulorekisteri, tiedot päivärahoista sekä perheavustuksesta

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tietoihin on pääsy ainoastaan asiaankuuluvilla henkilöillä. Tietojärjestelmien käyttö on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla, ja käyttöoikeudet on rajattu työtehtävien mukaisesti. Käyttöoikeuksien rajauskäytäntöjä arvioidaan vuosittain.

Sopimuskumppanien (ks. kohta 7) kanssa on sopimuksissa huomioitu lainsäädännön asettamat vaatimukset henkilötietojen käsittelylle.

Tietojärjestelmiin liittyvät palvelimet on sijoitettu asianmukaisesti suojattuihin tiloihin. Palvelimilla oleva tietosisältö on varmistettu ja tietosisällön palauttamiselle on olemassa prosessi ja palautumissuunnitelma. Verkkopalveluissa tietoliikenneyhteys on salattu.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain asiaan kuuluvilla henkilöillä.

Henkilötietojen säilytysajoissa noudatamme lakisääteisiä määräyksiä tai esimerkiksi kuntaliiton antamia suosituksia asiakirjojen säilytysajoista.

10 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

  • Tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on merkitty, ja oikeus saada jäljennös itseään koskevista tiedoista.
  • Vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto.
  • Pyytää käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa tietojen käsittelyä, mikäli voimassa olevassa lainsäädännössä säädetyt edellytykset täyttyvät.
  • Peruuttaa milloin tahansa suostumus henkilötietojen käsittelylle, mikäli käsittely perustuu erilliseen suostumukseen.
  • Kieltää tietojensa käsittely suoramainontaa, etämyyntiä tai muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.
  • Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterin pitäjälle
  • Tehdä tarvittaessa valitus valvontaviranomaiselle.

Suurin osa asioista hoituu osana normaalia asiakaspalvelua, näissä pyydämme olemaan yhteydessä suoraan opintotoimistoon. Tarkastusoikeutta, tiedon korjaamisoikeutta tai kielto-oikeutta koskevat yhteydenotot pyydämme suoraan simo.ikola@step.fi.

Tietosuojaselostetta voidaan päivittää tarpeen mukaan.